Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : avril 2021

www.onlinevisa.com (ci-après, « la Société », « nous », et termes similaires) s’engage fermement au respect des lois en matière de protection des données personnelles et de la vie privée. Par conséquent, l’Utilisateur (ci-après, « l’Utilisateur », « vous », « votre ») trouvera dans cette Politique de confidentialité toutes les informations nécessaires à la compréhension du traitement de ses données personnelles.

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité, conformément à de nouvelles exigences législatives ou jurisprudentielles et/ou de nouveaux besoins ou intérêts commerciaux, entre autres. Toute mise à jour ou modification de la présente Politique de confidentialité entrera en vigueur à compter de sa publication sur le site web. Par conséquent, il est recommandé à l’Utilisateur de consulter régulièrement cette Politique de confidentialité.

Veuillez noter que, pour accéder à notre site web et utiliser nos services, vous devez être un adulte et avoir la capacité légale de conclure des contrats, conformément aux lois et règlements nationaux de votre pays de naissance ou de résidence.

Sans préjudice de vos droits en vertu de la législation en vigueur, la présente Politique de confidentialité n’est ni un contrat ni une partie d’un contrat conclu avec nous.

Cette Politique de confidentialité sera toujours disponible sur ce site web afin de pouvoir être consultée à tout moment.

Pour toute question relative à cette Politique de confidentialité, vous pouvez contacter notre service client par e-mail à l’adresse info@onlinevisa.com ou par le biais de notre Formulaire de contact.

Que sont les données personnelles ?

Aux fins de cette Politique de confidentialité, le terme « données personnelles » se réfère à toutes les données qui vous identifient ou qui pourraient être utilisées pour vous identifier, telles que (i) les données fournies sur le formulaire de demande d’autorisation de voyage électronique et/ou la demande d’inscription à l’ambassade ainsi que les informations personnelles demandées par notre service client pour vous fournir les documents et/ou services requis ; et/ou (ii) les informations fournies par votre navigation sur ce site web ou votre adresse IP.

Qui est le responsable du traitement de vos données personnelles ?

La Société indiquée dans nos Conditions générales sera responsable du traitement de vos données personnelles ou celles de vos partenaires de voyage.

Quand la Politique de confidentialité s’applique-t-elle ?

Cette Politique de confidentialité s’applique aux données personnelles de l’Utilisateur et/ou du Client de notre site web, que nous collectons, utilisons et traitons.

Notre site web peut contenir des fonctionnalités et/ou des liens vous redirigeant vers le site web de tiers. Veuillez noter que nous n’opérons pas ces sites web de tiers et ne pouvons donc pas être tenus responsables des informations et du contenu qu’ils présentent et/ou de la bonne prestation des fonctionnalités et/ou services offerts par ces tiers, puisque nous n’exerçons aucun contrôle sur eux. Ces sites web de tiers sont régis par leurs propres politiques en matière de confidentialité et de cookies.

Quels types de données personnelles collectons et traitons-nous ?

Nous collectons les catégories de données personnelles suivantes :

  • Interactions directes: données collectées lorsque vous complétez un formulaire de demande d’autorisation de voyage électronique, un formulaire sanitaire, un formulaire d’inscription à l’ambassade, , et/ou un formulaire de demande d’autorisation de voyage électronique lorsque nous vous demandons des informations additionnelles requises par le gouvernement. Nous pouvons également vous contacter afin de vérifier l’exactitude de votre formulaire. Ces données sont également collectées lorsque vous remplissez le formulaire de contact ou contactez notre service client par e-mail.
  • Technologies automatisées: nous pouvons recueillir automatiquement des informations telles que votre adresse IP, les pages que vous consultez sur notre site web, ou le temps passé sur notre site web à l’aide de cookies nous appartenant ou appartenant à des tiers. Vous pouvez consulter notre Politique de cookies pour obtenir de plus amples informations sur les cookies de notre site web, leurs fins, et d’autres informations utiles.
  • Données de paiement: nous vous demanderons uniquement vos informations de carte de crédit ou de débit sur la page de paiement en lien avec le coût de nos services. Les données collectées seront envoyées de manière sécurisée à nos prestataires de services de paiement afin d’autoriser la transaction. En aucun cas nous ne visualisons ou n’avons accès aux données complètes de votre carte de crédit ou de débit. Il relève de la responsabilité du client de ne pas entrer, fournir, ou envoyer ses informations de carte bancaire par l’intermédiaire de canaux non autorisés par la Société.

Veuillez noter qu’il vous sera demandé de fournir uniquement les données personnelles strictement nécessaires aux fins susmentionnées. Par conséquent, si vous nous fournissez plus d’informations que celles expressément requises, vous consentez à leur traitement aux fins pour lesquelles vous nous les envoyez.

Vous devez fournir des données personnelles et/ou informations privées exactes, complètes et à jour afin de soumettre correctement votre demande d’autorisation de voyage électronique et, le cas échéant, soumettre votre certificat sanitaire, et/ou gérer votre inscription à l’ambassade. Nous ne serons pas tenus responsables de circonstances dépassant notre contrôle raisonnable, telles que la communication d’informations erronées, incomplètes et/ou frauduleuses de votre part.

Si vous nous fournissez des données personnelles de tiers, qu’il s’agisse d’adultes ou de mineurs, vous nous certifiez que vous avez informé la personne concernée des fins du traitement de ses données personnelles et que vous avez obtenu son consentement explicite pour nous communiquer ses données personnelles. Si vous nous fournissez les données personnelles d’un mineur, vous nous certifiez que vous êtes son parent et/ou tuteur légal et que vous consentez au traitement des données personnelles de votre enfant/pupille.

Conformément aux dispositions susmentionnées, la Société ne sera pas tenue responsable si :

  • L’Utilisateur et/ou le Client n’est pas un adulte ou n’a pas la capacité légale faire appel aux services offerts sur ce site web conformément aux lois et règlements nationaux de son pays de naissance ou de résidence. Par conséquent, il est de la seule responsabilité des parents et/ou des tuteurs légaux d’exercer un contrôle adéquat sur l’activité en ligne de leurs enfants/pupilles mineurs et d’empêcher leur accès à des sites web dont le contenu n’est pas adapté ou recommandé pour les mineurs, et qui permettent l’envoi de données personnelles sans l’autorisation des parents ou tuteurs légaux.
  • La Société a reçu les données personnelles et/ou informations privées d’un mineur afin de soumettre sa demande d’autorisation de voyage électronique, d’obtenir un certificat sanitaire et/ou de gérer son inscription à l’ambassade, fournies par un individu qu’il n’est pas son parent ou son tuteur légal. Aussitôt qu’elle détecte et/ou prend connaissance de cette circonstance, la Société prendra les mesures appropriées pour remédier à cette situation, dont l’annulation de la soumission de sa demande, ainsi que l’annulation du traitement et de l’envoi du certificat sanitaire et/ou du formulaire d’inscription à l’ambassade, que ces deux derniers services aient été achetés comme offre complémentaire ou comme service individuel.
  • La Société a reçu les données personnelles et/ou informations privées d’un adulte afin de soumettre sa demande d’autorisation de voyage électronique, lui fournir son certificat sanitaire, et/ou gérer son inscription à l’ambassade, fournies par un individu n’ayant pas demandé son accord pour nous communiquer ses données personnelles. Dans ce cas, la Société informera le sujet des données de la manière dont ses données personnelles et/ou informations privées ont été collectées et demandera, si nécessaire, à l’individu ayant fourni les données personnelles à la Société de confirmer qu’il a obtenu l’accord du sujet des données et rectifiera cette situation, le cas échéant. Dans tous les cas, le sujet des données aura, à tout moment, la possibilité de s’opposer au traitement des ses données personnelles par la Société, auquel cas la prestation de nos services sera exclue. La soumission de la demande d’autorisation de voyage électronique sera alors annulée, ainsi que l’envoi du certificat sanitaire et/ou du formulaire d’inscription à l’ambassade (le cas échéant), que ces deux derniers services aient été achetés comme offre complémentaire ou comme service individuel.
  • En cas de circonstances dépassant notre contrôle raisonnable, telles que la communication d’informations erronées, incomplètes et/ou frauduleuses de votre part en tant qu’utilisateur et/ou client. Vous serez tenu entièrement responsable de l’inexactitude ou du manque de véracité des informations fournies.

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Veuillez noter que vous êtes uniquement tenu de fournir les informations et données personnelles strictement nécessaires pour remplir le formulaire de demande d’autorisation de voyage électronique, et/ou les informations additionnelles requises par le gouvernement conformément aux services, et/ou soumettre une demande par le biais de notre formulaire de contact. Par conséquent, si vous nous fournissez plus d’informations que celles expressément requises, vous consentez à leur traitement aux fins pour lesquelles vous nous les envoyez.

Vos données personnelles sont traitées aux fins suivantes :

  • Pour vous fournir nos services d’assistance dans la soumission de votre demande d’autorisation de voyage électronique. Autrement dit, nous vérifions que vous avez rempli correctement votre demande et, le cas échéant, que vous avez fourni les informations/documents requis et que ceux-ci répondent aux exigences du gouvernement. Dans le cas contraire, nous vous demanderons de nous fournir les informations et/ou documents manquants et/ou incomplets si nécessaire ;
  • Pour vous fournir des services d’assistance professionnelle dans l’obtention d’un certificat sanitaire et/ou l’inscription à l’ambassade en votre nom ou celui de votre partenaire de voyage. Cela signifie que nous vérifierons que le formulaire a été rempli correctement et, le cas échéant, vous demanderons de fournir toute information et/ou tout document manquant ou incomplet ;
  • Pour vous envoyer des informations actualisées concernant les mises à jour gouvernementales et/ou vous informer sur le statut de votre demande d’autorisation de voyage électronique ou celle de vos partenaires de voyage. À cet égard, nous vous contacterons si le gouvernement exige des informations personnelles et/ou documents supplémentaires afin de réviser votre demande ;
  • Pour répondre à vos demandes d’informations, d’annulation et/ou de remboursement et d’annulation envoyées à notre service client ;
  • Pour vous envoyer des e-mails opérationnels relatifs à nos services, tels que les e-mails de confirmation de paiement ;
  • À des fins administratives liées au traitement et à la gestion de nos services, telles que la vérification de vos informations de paiement ainsi que le déroulement de tâches de comptabilité et de facturation ;
  • Pour respecter nos obligations légales et/ou répondre aux autorités judiciaires, policières ou autres autorités compétentes ;
  • Pour protéger, enquêter et prévenir les activités frauduleuses, non autorisées ou illégales sur/à l’aide de ce site web.
  • Pour améliorer notre site web, nos services et notre support client ainsi que votre expérience d’utilisateur sur notre site web en analysant votre comportement lors de votre navigation sur ce site web ;

Quelle est la base juridique qui autorise le traitement de vos données personnelles ?

Nous ne traitons vos données personnelles que dans le cadre d’une base juridique existante. Cette base juridique dépend des raisons pour lesquelles nous collectons et traitons vos données personnelles. Dans la plupart des cas, la base juridique sera la suivante :

  • L’exécution du contrat conclu lors de l’achat de nos services, c’est-à-dire la soumission de votre autorisation de voyage électronique ou celles de vos partenaires de voyage au gouvernement, la soumission de votre certificat sanitaire et/ou la gestion de votre inscription à l’ambassade et la réponse aux demandes que vous avez adressées au service client, entre autres.
  • Le consentement que vous nous avez accordé concernant le traitement de vos données personnelles relatif aux fins communiquées lors de la collecte de vos données (c’est-à-dire, pour recevoir les informations demandées en contactant le service client).Pour respecter nos obligations légales et/ou répondre aux exigences des autorités administratives, judiciaires, policières ou autres autorités compétentes.
  • Notre intérêt légitime concernant (i) l’amélioration de l’expérience utilisateur sur le site web et l’efficacité d’opération, (ii) la vérification de l’identité du Client et le contrôle d’activités frauduleuses afin de garantir la sécurité et l’intégrité de notre site web, (iii) la gestion de possibles réclamations relatives à nos services.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux fins auxquelles elles ont été collectées. Ensuite, vos données personnelles seront conservées, bloquées de manière sécurisée, pour la durée nécessaire dont a besoin la Société pour respecter ses obligations légales et répondre à ses besoins, objectifs et stratégies commerciaux. Par exemple, vos données personnelles seront conservées durant la période nécessaire pour répondre à de possibles réclamations concernant les services prestés ; pour répondre à vos demandes d’information et/ou de remboursement ; pour achever l’enquête sur une activité frauduleuse ou illicite détectée ; pour conserver les informations en matière de cookies, à condition que vous n’ayez pas révoqué votre consentement.

Une fois que la période de rétention nécessaire a pris fin, vos données personnelles seront supprimées de nos systèmes d’information de manière sécurisée.

En outre, si vous nous avez accordé votre consentement pour le traitement de vos données personnelles à des fins spécifiques, veuillez noter que vous pouvez retirer ledit consentement à tout moment. Une fois votre demande de retrait reçue, nous procéderons à la suppression de vos données personnelles.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles peuvent être communiquées aux tiers suivants, incluant sans s’y limiter :

  • Le gouvernement du pays que vous visiterez, car la décision d’approuver ou de refuser une demande d’autorisation de voyage électronique relève de son unique compétence ;
  • Les prestataires de services de paiement pour traiter le paiement des frais de traitement et mener, le cas échéant, des contrôles antifraude ;
  • Des organismes publics et/ou des autorités administratives ou judiciaires, ainsi que le police, tant qu’elles sont requises conformément aux lois et règlements en vigueur ;
  • Des cabinets juridiques afin de répondre aux réclamations relatives à nos services et/ou protéger nos intérêts légitimes.
  • Les fournisseurs de services technologiques qui hébergent nos systèmes d’information et/ou nous offrent des outils ou un appui technologique ;
  • Les fournisseurs qui nous aident à offrir correctement nos services.

Les tiers susmentionnés peuvent avoir leur siège social situé hors de l’Espace économique européen. Par conséquent, les données personnelles seront soumises à un transfert international. À cet égard, nous vous informons que nous ne transférerons vos données personnelles qu’à des destinataires situés dans des pays offrant un niveau de protection des données personnelles comparable aux lois et règlements en matière de protection des données établis dans les pays européens. À défaut, nous prendrons les mesures appropriées prévues par les lois et règlements en matière de protection des données personnelles en vigueur, afin de garantir la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles et le respect de vos droits et libertés individuels.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Votre confiance est très importante pour nous. Par conséquent, vos données personnelles sont conservées de manière sécurisée et confidentielle dans nos systèmes d’information. Nous avons mis en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données personnelles contre un accès illégal ou non autorisé, leur perte, destruction ou détérioration accidentelles et leur divulgation illégale ou non autorisée.

De même, nous avons pris des mesures raisonnables pour garantir que notre personnel, ainsi que nos fournisseurs et partenaires ayant accès aux données personnelles de nos Clients, aient reçu la formation et/ou les informations nécessaires concernant le traitement des données personnelles collectées et respectent leurs obligations en matière de protection des données.

Bien que nous fassions de notre mieux pour garantir la protection des données personnelles communiquées par l’intermédiaire de notre site web et/ou fournies par d’autres moyens (e-mail, entre autres), veuillez prendre vos propres précautions pour assurer la sécurité de vos données personnelles. Par exemple, évitez d’entrer ou de confirmer vos détails bancaires au travers de faux messages et/ou sites web.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition, ainsi que le droit à la portabilité de vos données personnelles, à l’aide d’une demande écrite qui nous est adressée par le biais de notre Formulaire de contact, ou par e-mail à l’adresse info@onlinevisa.com.
Vous pouvez modifier les « paramètres de confidentialité » de votre navigateur pour mettre en place un suivi des cookies en tout temps. Vous pouvez également installer des programmes ou extensions sur votre navigateur, connus sous le nom d’outils « Do Not Track », qui vous permettent de choisir les cookies que vous souhaitez autoriser.

En règle générale, nous répondrons à votre demande de droit à la protection de vos données dans un délai d’un (1) mois. Occasionnellement, ce délai peut être prolongé de deux (2) mois supplémentaires si nécessaire, en raison de la complexité et/ou du nombre de demandes que vous pourriez nous avoir communiquées. Dans ce cas, nous vous informerons de cette prolongation ainsi que des motifs du retard.

Si vous l’estimez approprié, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle correspondante. Par exemple, si vous considérez que vos droits à la protection des données n’ont pas été abordés de manière adéquate.